O trabalho da presente auditoria foi avaliar a estrutura do departamento, procedimentos acadêmicos, Layout, e organização dos setores da Secretaria. no período de 2011.
Por meio de pesquisa direcionadas aos alunos, professores e funcionários da Instituição e acompanhamento das rotinas dos funcionários da Secretaria a pedido do Diretor da Instituição. Foram evidenciados os problemas elencados abaixo:
a) Falta de procedimentos acadêmicos das etapas do processo por escritos ;
b) lentidão e gargalo na elaboração de documentos e certificados;
c) Sequência de retrabalho no departamento por falta de clareza nas informações e por falta de um sistema informatizado;
d) Número de funcionários superior a receita do setor;
e) móveis, mesas e cadeiras inadequadas para utlização dos funcionários;
g) Excesso de equipamentos de impressora no setor gerando um custo desnecessário de cartuchos de tintas;
h) número elevado de dispensas médicas por falta de móveis de escritório ergométricos ;
i) Insatisfação dos alunos e professores da Instituição com relação aos problemas enfrentados no dia-a-dia;
j) Falta de um indicador de reclamação/problema;
k) Extravio de documentos dos alunos gerando maior lentidão no término do processo;
k) falta de organização na distribuição das tarefas e dos departamentos dentro da Secretaria;
k) Gargalo na confecção final dos diplomas;
k) Ambiente muito quente devido a falta de um aparelho de ar condicionado gerando um cansaço para os funcionários;
K) número de pontos de redes insuficientes para atender todos computadores da sala possibilitando um execsso de fios espalhados, podendo gerar um acidente;
k) Computadores com processadores desatualizados dando lentidão as etapas do trabalho;
k) Burocratização das rotinas e complexidade das etapas do trabalho devido a falta de procedimentos claros e irracionalidade do fluxo das rotinas;
k) O layout da sala não atende a dinâmica dos funcionários com relação ao deslocamento para uso dos equipamentos diversos;
K) falta de um fluxograma racional de trabalho para agilização das etapas da secretaria;
k) Falta de um sistema informatizado que esteja interligado online ao setor administrativo e financeiro da Instituição;
k) A secretaria encontra-se no 1 andar sendo que o financeiro encontra-se no andar térreo, o aluno necessita pegar um requerimento no 1° andar, descer até o térreo para efetuar o pagamento e depois retornar a secretaria para devolver o requerimento com carimbo do financeiro para que seja liberado a documentação solicitada;
k) As declarações/atestados/histórico escolar solicitados pelos alunos demoram no mínimo 03 dias para ficarem prontos,devido aguardar a assinatura da Supervisora da Secretaria para liberação posterior ao aluno;
k) Todo requerimento o aluno necessita dirigir-se até a Secretaria para solicitar e depois necessita retornar até a secretaria para retirar a solicitação.
k) Desperdício de papel ao longo do dia devido a documentação em sua maior parte ser digitada pelo funcionário do setor e apresentarem muitos erros;
Diante das constatações acima relatadas, recomendamos ao Diretor da instituição adoção das seguintes providências:
1. Uniformizar e redesenhar as rotina dos funcionários e as etapas do processo da Secretaria;
2. Implantação de um Software Acadêmico que possa atender as necessidades de emissão dos documentos acadêmicos de forma automática, que possibilite ao aluno acesso via internet as suas informações e notas das disciplinas. E que permita que ele via internet possa solicitar e acompanhar seus pedidos de requerimentos e que gere um código de protocolo para registro.
3. Elaboração de assinaturas digitais das pessoas responsáveis por assinar os documentos acadêmicos para agilizar o processo para o aluno;
4. Redesenho do Layout do departamento, criando baias para cada setor da Secretaria, colocação de mesas ergométricas uma de frente para a outra para customizar os espaço físico do local. Substituição das cadeiras com rodas e braços para apoio de mãos para os funcionários.
5. retirada de todas as impressoras do departamento e instalando uma única impressora interliagada via rede onde todos possam ter acesso;
6. Criação de relatórios via sistema informatizado de indicador de reclamações/problemas encontrados;
7. Sistema informatizado que possa fazer a rastreabilidade de todas as etapas do processo de confecção dos certificados de forma rápida;
8. instalação de aparelho de ar condicionado para melhorar a temperatura do ambiente, mais pontos de redes para retirar o excesso de fios espalhados pelo departamento;
9. troca dos computadores antigos por novos com capacidade de processamento das informações de forma mais rápida;
10. Procedimentos claros epor escritos do fluxo de trabalho da Secretaria;
11. Mudança da Secretaria para o térreo para facilitar o acesso do aluno aos departamentos necessários (administrativo e financeiro);
12. Diagnóstico por parte do recursos humanos com relação as competências ddos funcionários para desempenhar as funções na Secretaria;
13. Conscientização dos funcionários com relação ao desperdício da quantidade de papel n]ao longo do dia, estimular o uso das ferramentas online para conter o desperdício;
14. Instalação de uma máquina copiadora com código para cada funcionário para acompanhar a quantidade de cópias tiradas no mês;
As constatações acerca dos assuntos abordados geraram recomendações que, como principal benefício esperado, possam contribuir para o aperfeiçoamento das atividades de formalização, execução e controle das atividades e funções, redução de custos de funcionários e materiais de escritório, satisfação do cliente.
